Checkliste für Due Diligence Verfahren: Ein Leitfaden für Finanzinstitute

Da Finanzinstitute einer zunehmenden Kontrolle durch Aufsichtsbehörden und wachsenden Bedrohungen durch Finanzkriminalität ausgesetzt sind, ist die verstärkte Sorgfaltspflicht (Enhanced Due Diligence, EDD) zu einem wesentlichen Bestandteil des Compliance- und Risikomanagements geworden. Eine klar definierte EDD-Checkliste ermöglicht es Instituten, Risiken im Zusammenhang mit risikoreichen Kunden und komplexen Transaktionen zu identifizieren und zu mindern. Eine effektive EDD-Checkliste ist mehr als nur eine regulatorische Anforderung, sie ist ein strategisches Instrument, das die Integrität des Rufs und die operative Widerstandsfähigkeit schützt.

Wann sind EDD-Prüfungen erforderlich? 

EDD wird ausgelöst, wenn ein Kunde oder eine Transaktion ein erhöhtes Risiko für Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder andere illegale Aktivitäten darstellt. Häufige Szenarien sind der Umgang mit politisch exponierten Personen (PEPs), Kunden aus Hochrisikoländern oder Kunden mit undurchsichtigen Eigentumsverhältnissen. Institutionen müssen EDD auch dann einleiten, wenn während der standardmäßigen Kundenüberprüfung (CDD) Warnsignale auftreten oder wenn die regulatorischen Rahmenbedingungen eine verstärkte Überprüfung vorschreiben.

Beispiele für verstärkte Sorgfaltspflichten 

Um die Anwendung von EDD besser zu verstehen, finden Sie hier mehrere praktische Szenarien und fallbasierte Beispiele, die veranschaulichen, wann und wie Finanzinstitute EDD durchführen:

1. Aufnahme einer PEP

Ein Finanzinstitut nimmt einen Kunden auf, der eine hochrangige Regierungsposition in einem anderen Land innehat. Aufgrund der mit PEPs verbundenen Korruptions- und Bestechungsrisiken muss die Bank:

• eine umfassende Hintergrundüberprüfung durchführen, einschließlich einer Überprüfung der Medien und der Beobachtungsliste

• detaillierte Unterlagen über die Herkunft des Vermögens einholen

• statt jährlich alle sechs Monate regelmäßige Überprüfungen durchführen

• vor der Kontoeröffnung die Genehmigung der Geschäftsleitung einholen.

2. Kunde, der in einem Hochrisikoland tätig ist

Ein neuer Kunde wird in einem Land registriert, das für seine schwachen Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) bekannt ist. Während des Onboarding-Prozesses würde das Institut:

• die finanziellen Aktivitäten des Kunden einer verstärkten Prüfung unterziehen

• eine kontinuierliche Überwachung der Transaktionen auf ungewöhnliches Volumen oder ungewöhnliche Häufigkeit durchführen

• die an grenzüberschreitenden Transaktionen beteiligten Gegenparteien untersuchen

• detaillierte Begründungen für große Geldtransfers verlangen.

Welche Informationen werden in der Regel bei EDD-Prüfungen erfasst? 

1. Identifizierung von Kunden mit hohem Risiko (z. B. PEPs, Offshore-Unternehmen)

Beginnen Sie mit der Überprüfung von Kunden, die in Risikokategorien mit hohem Risiko fallen, wie z. B.:

• PEPs (politisch exponierte Personen)

• Kunden, die in Ländern mit hohem Risiko tätig sind

• Briefkastenfirmen oder Unternehmen mit komplexen Eigentumsverhältnissen

• Unternehmen, die in Branchen mit hohem Bargeldaufkommen oder hohem Risiko tätig sind

2. Wichtige zu erhebende und zu überprüfende Informationen

Institutionen sollten die folgenden Informationen erheben:

• Vollständiger rechtlicher Name und Aliasnamen

• Herkunft des Vermögens und Herkunft der Gelder

• Letztendlicher wirtschaftlicher Eigentümer (UBO)

• Zweck und Art der Geschäftsbeziehung

• Erwartete Transaktionsvolumina und -muster

3. Erforderliche Unterlagen und Nachweise

Die Checkliste sollte die Einholung folgender Unterlagen vorschreiben:

• Amtliche Ausweisdokumente

• Unternehmensregistrierungs- und Lizenzunterlagen

• Finanzberichte

• Nachweis der Anschrift und des Rechtsstatus

• Unterlagen zum Nachweis der Herkunft der Finanzmittel

4. Warnsignale, auf die Sie während der EDD achten sollten

Achten Sie auf mögliche Warnsignale wie:

• Inkonsistente oder nicht überprüfbare Informationen

• Zurückhaltung bei der Bereitstellung von Unterlagen

• Transaktionen ohne klaren wirtschaftlichen Zweck

• Unerklärliche Veränderungen im Transaktionsverhalten

• Verbindungen zu negativen Medienberichten oder sanktionierten Unternehmen

Checkliste für verstärkte Sorgfaltspflichten 

1. Risikobewertung und Kundensegmentierung

Bewerten Sie jeden Kunden anhand eines risikobasierten Bewertungsmodells. Weisen Sie Risikobewertungen auf der Grundlage von Faktoren wie geografischem Standort, Branche, Transaktionsverhalten und Eigentümerstruktur zu.

2. Eingehende Untersuchungen und Überprüfungsmethoden

Führen Sie eingehende Analysen für Kunden mit hohem Risiko durch, indem Sie öffentliche Aufzeichnungen, Beobachtungslisten und Open-Source-Informationen nutzen. Überprüfen Sie die Unterlagen und stellen Sie sicher, dass alle Unstimmigkeiten geklärt sind, bevor Sie einen Kunden aufnehmen oder eine Geschäftsbeziehung fortsetzen.

3. Laufende Überwachung und regelmäßige Überprüfung

EDD endet nicht mit der Kundenaufnahme. Implementieren Sie eine Echtzeit Transaktionsüberwachung für verdächtige Aktivitäten und führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um das Risikoniveau neu zu bewerten. Passen Sie die Sorgfaltspflichten bei Bedarf an, basierend auf veränderten Kundenverhalten oder neuen Vorschriften.

Automatisierung zur Optimierung von EDD-Prüfungen 

Die Rolle von Automatisierung und KI bei der Kunden-Due-Diligence-Prüfung

KI-gestützte Tools können große Datenmengen analysieren, Anomalien erkennen und verdächtige Muster schneller und genauer als manuelle Prozesse markieren. Die Automatisierung reduziert außerdem menschliche Fehler und gewährleistet eine konsistente Ausführung.

Wie CLM-Plattformen die Effizienz von EDD verbessern 

Client Lifecycle Management (CLM) -Plattformen wie die von Fenergo vereinen Onboarding-,KYC und Überwachungs-Workflows. Sie zentralisieren Kundendaten, automatisieren das Checklistenmanagement und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Echtzeit.

Beispiel für die Anwendung von EDD-Überwachungsattributen

Eine CLM-Plattform kann EDD-Warnmeldungen auslösen, wenn:

• Eine Transaktion die erwarteten Schwellenwerte überschreitet.

• Ein Kunde in ein neues Hochrisikogebiet einreist.

• Neue negative Medienberichte erscheinen.

• Ein wirtschaftlicher Eigentümer auf einer Sanktionsliste aufgeführt ist.

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EDD-Checkliste – Häufig gestellte Fragen 

Was ist für eine verstärkte Sorgfaltspflicht erforderlich?

Die EDD verlangt von Finanzinstituten, dass sie detaillierte Informationen über risikoreiche Kunden einholen, darunter eine überprüfte Identifizierung, die Herkunft der Gelder und des Vermögens, Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer und eine kontinuierliche Überwachung der Transaktionen. Die Dokumentation muss vollständig und validiert sein, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen.

Was sind die 4 P's der Sorgfaltspflicht?

Die 4 P's beziehen sich auf Personen, Prozesse, Leistung und Zweck. Dieses Rahmenwerk dient Institutionen als Leitfaden, um zu bewerten, wer beteiligt ist (Personen), wie Systeme und Kontrollen funktionieren (Prozesse), wie das bisherige Verhalten und die Risikohistorie aussehen (Leistung) und ob die Finanzaktivitäten legitim sind (Zweck).

Was sind die Warnsignale für eine verstärkte Sorgfaltspflicht?

Zu den wichtigsten Warnsignalen für eine verstärkte Sorgfaltspflicht gehören:

• Inkonsistente oder nicht überprüfbare Kundeninformationen

• Zurückhaltung bei der Offenlegung von Eigentumsverhältnissen oder der Bereitstellung von Unterlagen

• Ungewöhnliche oder risikoreiche Transaktionsmuster

• Verbindungen zu sanktionierten Unternehmen oder negativen Medienberichten

Anhand welcher Merkmale würden Sie einen Kunden mit hohem Risiko für eine EDD-Überwachung identifizieren?

Kunden mit hohem Risiko werden in der Regel anhand einer Kombination aus verhaltensbezogenen, geografischen und profilbezogenen Merkmalen identifiziert. Dazu können die Einstufung als PEP, Verbindungen zu Ländern mit hoher Finanzkriminalität oder unzureichender Aufsicht oder die Tätigkeit über komplexe und undurchsichtige Eigentumsstrukturen wie Briefkastenfirmen gehören.