Skip to main content

Beherrschung des KYC-Dokumentenüberprüfungsprozesses

Published Date

In der heutigen komplizierten regulatorischen Landschaft ist der KYC-Dokumentenüberprüfungsprozess für Finanzinstitute ein zentraler Bestandteil der Kundenanwerbung. Er ermöglicht es diesen Instituten, Kundenidentitäten zu authentifizieren, Finanzkriminalität zu verhindern und das Vertrauen in ihre Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten.

Was sind KYC-Dokumente?

KYC-Dokumente sind wichtige Unterlagen, die zur Überprüfung der digitalen Identität und Legitimität beitragen. Für Firmenkunden können diese Dokumente Folgendes umfassen:

  • Gründungsurkunde: Bestätigt die rechtliche Gründung des Unternehmens.
  • Börsenzulassungsseite: Bei börsennotierten Unternehmen eine datierte Seite von der Website der jeweiligen Börse.
  • Geprüfte Jahresabschlüsse: Aktuelle Finanzunterlagen, die einen Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens geben.
  • Eintragungen in Berufsverbänden: Angaben, die bei den einschlägigen Berufsverbänden vorliegen.
  • Treuhandunterlagen: Bei Treuhandgesellschaften eine umfassende Liste der Treuhänder und der maßgeblichen Dokumente.

Diese Dokumente sind für die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) und der Terrorismusfinanzierung (CTF) von entscheidender Bedeutung und stellen sicher, dass die Finanzinstitute das Risiko wirksam bewerten und steuern können.

Welche Arten von Dokumenten werden für die Know Your Business (KYB) Verifizierung benötigt

Die Art der KYB Dokumentation, die für Unternehmen und andere juristische Personen erforderlich ist, variiert je nach ihrer spezifischen rechtlichen Struktur. Faktoren wie die Tatsache, ob das Unternehmen an einem geregelten Markt börsennotiert ist, die Anzahl der beteiligten Partner oder ob es als Treuhandgesellschaft betrieben wird, beeinflussen die erforderliche Dokumentation. Neben der individuellen Identifizierung können Beispiele für KYB-Unternehmensdokumente sein:

  • Eine Kopie der Gründungsurkunde
  • Eine datierte Seite von der Website der entsprechenden Börse
  • Aktuelle geprüfte Jahresabschlüsse
  • Angaben, die bei einer entsprechenden Berufsorganisation eingetragen sind
  • Eine Liste der Treuhänder (bei Trusts)
  • Dokumente, die die Struktur der juristischen Person festlegen, verwalten oder regeln
  • Diese Dokumente stellen sicher, dass die Identität und Legitimität der juristischen Person in Übereinstimmung mit den Compliance-Standards gründlich überprüft wird.

Darüber hinaus ist es bei KYB-Prozessen häufig erforderlich, die wirtschaftlich Berechtigten und letztlich wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) des Unternehmens zu identifizieren. Dabei handelt es sich um Personen, die einen wesentlichen Teil des Unternehmens besitzen oder kontrollieren oder von dessen Geschäftstätigkeit profitieren. Die erforderliche Dokumentation kann Angaben zur Identifizierung und zu den Eigentumsverhältnissen enthalten.

Diese Dokumente stellen sicher, dass die Identität, die Struktur und die Personen, die das Unternehmen kontrollieren, in Übereinstimmung mit den Compliance-Standards gründlich überprüft werden.

Anforderungen an KYC-Dokumente für Hochrisikokunden 

Kunden mit hohem Risiko, darunter politisch exponierte Personen (PEPs) oder Unternehmen, die in Hochrisikobranchen tätig sind, erfordern ein höheres Maß an Kontrolle, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und potenzielle Risiken zu mindern. Die Dokumentationsanforderungen für diese Kunden sind umfangreicher und auf ihr spezifisches Risikoprofil zugeschnitten:

  • Für Einzelpersonen: Erweiterte Due-Diligence-Prüfungen, wie z. B. umfassende Hintergrundüberprüfungen und detaillierte Due-Diligence-Berichte, sind obligatorisch, um potenzielle Auffälligkeiten zu erkennen.
  • Für Unternehmen: Die Dokumentation muss eine Überprüfung der Eigentumsverhältnisse, Handelsregisterauszüge und detaillierte Finanzberichte umfassen, um Legitimität und Transparenz zu gewährleisten.
  • Für Hochrisikokunden: Zusätzliche Identitätsüberprüfung, gründliche Dokumentation der Geldquellen und laufende Überwachung sind entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und ein effektives Risikomanagement.

So kann beispielsweise von einem PEP verlangt werden, dass er die Herkunft seines Vermögens eindeutig nachweist, um Bedenken im Zusammenhang mit Korruption oder Bestechung auszuräumen. Durch die Umsetzung strenger KYC-Maßnahmen können sich die Institutionen schützen und gleichzeitig Vertrauen und Verantwortlichkeit fördern.

Bleiben Sie KYC-konform mit dem Client Lifecycle Management von Fenergo

Fenergo ist führend bei der Rationalisierung der KYC-Konformität einschließlich der Dokumentenprüfung.

Fenergo befähigt Finanzinstitute zu:

  • Automatisieren Sie die Dokumentenüberprüfung: Eliminieren Sie manuelle Fehler und sparen Sie Zeit mit KI-gesteuerter Überprüfung.
  • Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit: Bleiben Sie auf dem Laufenden mit sich entwickelnden Vorschriften und halten Sie die Compliance mühelos ein.
  • Reduzieren Sie Risiken: Minimieren Sie das Risiko von Betrug und Strafen durch robuste Risikomanagement-Tools.
    Mit Fenergo können Finanzinstitute ihr Customer Lifecycle Management verbessern und sich darauf konzentrieren, außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten und dabei die Vorschriften einzuhalten.

Machen Sie den nächsten Schritt
Entdecken Sie, wie Fenergo Ihren KYC-Prozess revolutionieren kann. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Compliance.