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7 Wege zur Verbesserung der Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit Rechtsvorschriften
Auf einer kürzlich stattgefundenen AML-Veranstaltung erklärte ein Redner eines weltweit tätigen Finanzinstituts, dass die aufsichtsrechtliche Abdeckung der Dokumentation für sein Unternehmen ein äußerst problematisches und heikles Thema sei. Den nickenden Köpfen im Publikum nach zu urteilen, ist dies in der Tat ein Problem für die meisten Finanzinstitute.
Was ist Dokumentenmanagement für Vorschriften?
Die Dokumentation ist erforderlich, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, und die Dokumentenverwaltung und -kontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil der AML/KYC-, Due-Diligence-, Risikobewertungs- und Klassifizierungsprozesse für alle Kunden. Sie ist von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung anderer regulatorischer Rahmenwerke wie Dodd-Frank, FATCA, EMIR, MiFID II usw. Finanzinstitute müssen nachweisen, dass sie alle lokalen und globalen Vorschriften einhalten, und zwar durch eine beweiskräftige Aufzeichnung und ein Dokumentenmanagement, das die Abdeckung aller rechtlichen Rahmenbedingungen belegt.
Ein effektives Dokumentenmanagement ermöglicht es den Institutionen, alle wichtigen Datenelemente in den Dokumenten zu erfassen, zu verfolgen und mit den spezifischen gesetzlichen Anforderungen zu verknüpfen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie den Aufsichtsbehörden gegenüber, die Einhaltung der Vorschriften nachweisen können. Da sich die Finanzvorschriften weiterentwickeln und die Standards immer höher werden, müssen die Institute außerdem hohe Standards für die Nachweisdokumentation in den verschiedenen Regelwerken einhalten.
Hinzu kommt die Tatsache, dass die Finanzaufsichtsbehörden ein hohes Maß an Dokumentationsstandards und eine Abdeckung aller Vorschriften erwarten. Da es jedoch keinen festen Dokumentationsstandard in der Branche gibt, variieren Qualität und Standard der Kunden- und Kontrahentendokumentation von Finanzinstitut zu Finanzinstitut erheblich. Die Finanzinstitute, die an der AML-Veranstaltung teilnahmen, gaben an, dass der Nachweis des Deckungsgrads gegenüber den Aufsichtsbehörden und damit die Erfüllung der Erwartungen der Aufsichtsbehörden eine ständige Herausforderung darstellt.
Doch trotz seiner regulatorischen Bedeutung ist der Bereich des Compliance-Dokumentenmanagements bei vielen Finanzinstituten nach wie vor stark isoliert und fragmentiert, wobei die meisten Institute nicht wissen, welche Dokumente in ihrer Organisation existieren oder wo sie gespeichert sind. Als wesentlicher Bestandteil des CIP (Customer Identification Program) und der Compliance-Prozesse wird die Erfassung von Daten und Unterlagen normalerweise von den Kundenbetreuungsteams in Zusammenarbeit mit dem Onboarding-Team durchgeführt, wobei die KYC- und andere gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen vom Compliance-Team auf ihre Angemessenheit hin überprüft werden.
Die Kundenbetreuer wissen jedoch oft nicht, welche Dokumente sie von den Kunden zunächst anfordern sollen, und kontaktieren den Kunden daher mehrfach, um Dokumente anzufordern, die der Kunde möglicherweise bereits eingereicht hat. Darüber hinaus haben frühere Untersuchungen (Fenergo, 2012) ergeben, dass 40 % der Finanzinstitute der Meinung sind, dass wiederholte Informationsanfragen die Erfahrung des Kunden bei der Aufnahme in ihr Unternehmen beeinträchtigen. Andere Untersuchungen (durchgeführt von Aite in Zusammenarbeit mit Fenergo, 2013) haben ergeben, dass in Finanzinstituten, die über keine Teams für das Kunden-Onboarding oder die Verwaltung der Daten von juristischen Personen verfügen, die Kunden oft wiederholt von verschiedenen Abteilungen des Instituts, sogar von denen, die auf demselben Schreibtisch sitzen, um die gleichen Unterlagen oder Informationen gebeten werden.
Dies alles ist auf einen Mangel an Integration, Konsolidierung, Koordination und Transparenz zurückzuführen. Die meisten Finanzinstitute, die funktional getrennt sind, finden es schwierig, Daten und Unterlagen innerhalb des Instituts gemeinsam zu nutzen, da die Unterlagen in verschiedenen und zahlreichen Kunden-Repositories gespeichert sind. Da ein großer Teil der Dokumentation weiterhin in Papierform vorliegt, ist die Identifizierung und Extraktion nützlicher Informationen eine noch größere Herausforderung.
Um dieses Problem zu lösen, habe ich im Folgenden sieben Richtlinien skizziert, die auf Implementierungen bei führenden Finanzinstituten basieren und den Instituten dabei helfen können, das Dokumentenmanagement und die Einhaltung von Vorschriften in ihrem gesamten Unternehmen zu verbessern:
1. Automatisieren Sie Prozesse zur Identifizierung und Anforderung von Dokumenten
Die Automatisierung von Dokumentenverwaltungsprozessen kann die Einhaltung von Vorschriften erheblich verbessern. Eine Regel-Engine, die im Vorfeld eine Checkliste aller erforderlichen Dokumente generiert, hilft den Instituten bei der Erfassung und Nachverfolgung der erforderlichen Unterlagen, minimiert menschliche Fehler und erhöht die Effizienz. Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle erforderlichen Daten erfasst werden und verfügbar sind, um die aufsichtsrechtlichen Klassifizierungen und Verpflichtungen zu erfüllen.
2. Förderung der institutionsübergreifenden gemeinsamen Nutzung und Wiederverwendbarkeit von Daten
Um wiederholte Kundenanfragen zu vermeiden, sollten die Institutionen Systeme abteilungsübergreifend integrieren, um die gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten zu erleichtern. Diese funktionsübergreifende Zugänglichkeit reduziert doppelte Dokumentenanfragen und ermöglicht es den Teams, auf bereits eingereichte Dokumente zuzugreifen, was die Kundenzufriedenheit erhöht und die betriebliche Effizienz verbessert.
3. Kundenselbstbedienung für die Einreichung von Dokumenten ermöglichen
Die Möglichkeit, Dokumente über ein sicheres Online-Portal hochzuladen, beschleunigt das Onboarding und die Dokumentationsprozesse. Selbstbedienungsoptionen erhöhen die Bequemlichkeit, verringern die Anzahl der Kundeninteraktionen und verbessern die Kundenerfahrung, da die Kunden die erforderlichen Dokumente nach eigenem Ermessen einreichen können.
4. Zentralisierung von Daten und Dokumentation für eine einheitliche Kundenansicht
Durch die Zentralisierung der Dokumentenablage wird eine einheitliche Ansicht der Kundeninformationen geschaffen, die es autorisierten Benutzern in der gesamten Einrichtung ermöglicht, bei Bedarf auf die Dokumentation zuzugreifen und sie abzurufen. Diese Einrichtung umfasst die Digitalisierung von Papierdokumenten und den Einsatz von Technologien wie Intelligent Document Recognition (IDR) und Optical Character Recognition (OCR) zur effizienten Organisation und Extraktion von Informationen. Ein zentrales Repository ermöglicht eine umfassende Dokumentenmatrix für jeden Kunden, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
5. Optimieren Sie das Onboarding mit ausgehender Dokumentenerstellung
Die Generierung ausgehender Dokumente, wie z. B. die Erstellung von Begrüßungspaketen, die Kontodetails, Produktbedingungen und Informationen zur Kundeneignung enthalten, verbessert das Onboarding. Durch die Bereitstellung klarer und präziser Dokumente für die Kunden wird die Einhaltung der Regeln zur Kundeneignung sichergestellt und gleichzeitig die Transparenz und Kommunikation während des Onboarding-Prozesses verbessert.
6. Verwaltung von Ereignissen im Lebenszyklus von Kunden mit behördlichen Auflagen
Bei der Verwaltung von Dokumenten zu behördlichen Zwecken sollten laufende Ereignisse im Lebenszyklus des Kunden berücksichtigt werden. Regelmäßig geplante oder durch Ereignisse ausgelöste Überprüfungen (z. B. das Auslaufen von Dokumenten oder Änderungen des Kundenstatus) führen zu Aktualisierungen der Dokumentation und zu Compliance-Prüfungen, sodass die Aufzeichnungen über die gesamte Lebensdauer des Kunden hinweg aktuell bleiben und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
7. Nachweis der regulatorischen Abdeckung durch Dokumentenprüfung
Die regelmäßige Prüfung von Dokumenten und die Verfolgung des Fortschritts helfen den Instituten, ihre Einhaltung der Vorschriften gegenüber den Aufsichtsbehörden nachzuweisen. Durch die Überwachung des Status von Dokumenten (z. B. abgeschlossen vs. ausstehend) können Institutionen einen Compliance-Nachweis erstellen, der die Einhaltung von Vorschriften belegt. Dieser Ansatz bietet eine organisierte und transparente Methode zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften und minimiert die Risiken bei behördlichen Überprüfungen.
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