So optimieren Sie den Onboarding-Prozess für Investoren durch Automatisierung

Das Onboarding von Investoren ist ein wesentlicher Schritt beim Aufbau starker, langfristiger Kundenbeziehungen, insbesondere in der schnelllebigen Vermögensverwaltungsbranche. Die heutige Wettbewerbslandschaft verlangt von Vermögensverwaltern nicht nur einen optimalen Onboarding-Prozess, sondern auch die Einhaltung komplexer gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften. Diese Anforderungen in Einklang zu bringen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, ist eine Herausforderung - und genau hier kann die Automatisierung den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Indem die Automatisierung integriert wird, können Vermögensverwalter ihre Onboarding-Prozesse von Investoren optimieren, die menschliche Fehlerquote reduzieren, Compliance-Prüfungen beschleunigen und ein gleichbleibend hervorragendes Investorenerlebnis bieten - und zwar in großem Umfang. In diesem Artikel wollen wir uns damit beschäftigen, wie Automatisierung das Onboarding von Investoren revolutionieren, die betriebliche Effizienz steigern und die Zufriedenheit der Investoren erhöhen kann, während gleichzeitig wertvolle Ressourcen wie Zeit und Kosten gespart werden.

Weshalb ist ein seriöser Onboarding-Prozess von Investoren wichtig?

Das Onboarding von Investoren ist ein zentraler Bestandteil des Kapitalbeschaffungsprozesses, und für Investmentfirmen bedeutet es weit mehr, als nur neue Investoren zu gewinnen. Die Einhaltung der KYC-Vorschriften (Know Your Customer) und der AML-Vorschriften (Anti-Money Laundering) ist eine regulatorische Pflicht, die dazu beiträgt, Unternehmen vor den Gefahren der Finanzkriminalität zu bewahren.

Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess garantiert, dass diese Überprüfungen - KYC und AML - in systematischer Weise durchgeführt werden, was die Wahrscheinlichkeit des Onboardings korrupter Investoren verringert und das Unternehmen vor möglichen Strafen schützt. Abgesehen von der Einhaltung von Vorschriften kann ein optimiertes Onboarding das Vertrauen stärken, einen positiven Eindruck bei den Investoren hinterlassen und zur Sicherung langfristiger Beziehungen beitragen.

Im Gegenzug kann ein langsamer, manueller Onboarding-Prozess mögliche Investoren abschrecken, die Kapitalbereitstellung verzögern und zu betrieblichen Engpässen führen. Mit der Automatisierung und Digitalisierung des Prozesses können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, Risiken minimieren und Ressourcen für strategischere Aktivitäten schaffen – etwa die Pflege von Investorenbeziehungen und ein effektives Portfoliomanagement.

Welche 3 Schritte umfasst der Investoren-Onboarding-Prozess?

1. KYC-Anforderungen 

Der KYC-Prozess ist der erste und wichtigste Schritt beim Onboarding von Investoren. Darin inbegriffen ist die Überprüfung der Identität des Investors, um sicherzustellen, dass es sich um die Person handelt, die sie vorgibt zu sein, und um zu beurteilen, ob ihre Gelder aus rechtmäßigen Quellen stammen. In der Regel umfasst KYC das Sammeln und Überprüfen von Dokumenten, wie z. B. einem amtlichen Ausweis, einem Adressnachweis und Informationen über den finanziellen Hintergrund des Investors. Diese Überprüfungen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wichtiger Schutz vor Finanzkriminalität. Eine Automatisierung des KYC-Prozesses optimiert die Dokumentenerfassung, verringert manuelle Eingabefehler und beschleunigt die Verifizierung, so dass ein schnelleres und nahtloseres Onboarding möglich ist.

2. Risikobewertung 

Die Risikobewertung ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses, bei dem das Unternehmen das Risiko eines jeden Investors bewertet. Hierzu gehört auch, dass der Hintergrund des Investors, seine finanzielle Vergangenheit und sein potenzielles Risiko für illegale Aktivitäten wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung geprüft werden. Üblicherweise wenden die Unternehmen einen risikobasierten Ansatz an, bei dem die Investoren in die Kategorien geringes, mittleres oder hohes Risiko eingestuft werden, woraus sich dann der Umfang der erforderlichen Sorgfaltspflicht ergibt. Die Automatisierung hilft durch die Verwendung vordefinierter Kriterien bei der schnellen Bewertung von Risikostufen, der Anwendung geeigneter Screening-Maßnahmen und der Kennzeichnung potenzieller Warnsignale. Durch einen optimierten Risikobewertungsprozess werden Verzögerungen minimiert und es wird sichergestellt, dass Investoren mit hohem Risiko sorgfältig geprüft werden, während Investoren mit geringem Risiko schneller eingebunden werden können.

3. Compliance-Prüfungen: 

Sobald die KYC- und Risikoassessments abgeschlossen sind, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass der Investor den regulatorischen Rahmenbedingungen wie den AML-Vorgaben, dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) und dem Common Reporting Standard (CRS) entspricht. Im Rahmen der Compliance-Prüfungen werden Investoren mit globalen Sanktionslisten, Datenbanken für politisch exponierte Personen (PEP) und negativen Medienberichten verglichen, um sicherzustellen, dass sie kein rechtliches oder finanzielles Risiko für das Unternehmen darstellen. Durch die Automatisierung der Compliance-Prüfungen können die Unternehmen diese Untersuchungen in Echtzeit durchführen, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert und der Prozess beschleunigt wird. Eine solide Einhaltung der Vorschriften schützt das Unternehmen nicht nur vor aufsichtsrechtlichen Sanktionen, sondern stärkt auch seinen Ruf und das Vertrauen der Investoren.

Wie kann das Investoren-Onboarding verbessert und optimiert werden?

Um das Onboarding von Investoren für die Vermögensverwaltung zu optimieren, ist die vollständige Digitalisierung des Prozesses entscheidend. Der Einsatz von Automatisierung ermöglicht nicht nur die Abschaffung von Papierformularen oder ausfüllbaren PDF-Dateien, sondern bietet auch erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Compliance und Zufriedenheit der Investoren.

• Wiederverwendung von Daten: Füllen Sie die Daten der Investoren automatisch mit den bereits vorhandenen Informationen aus. So werden überflüssige Eingaben reduziert, der Prozess beschleunigt und Fehler minimiert.
• Nur das Nötigste anfordern: Optimieren Sie die Datenerfassung, indem Sie sich nur auf die wesentlichen Elemente konzentrieren, die nicht auf anderem Wege beschafft werden können, und verringern Sie dadurch unnötige Hürden für Investoren.
• Nutzung von dynamischen, kundenspezifischen Formularen: Verwenden Sie intelligente Formulare, die sich an das individuelle Profil jedes Investors anpassen. Durch die Anpassung der Fragen an die jeweiligen Umstände können Sie irrelevante Schritte eliminieren und ein schnelleres, intuitiveres Onboarding-Erlebnis schaffen.
• Aktivierung der Fortsetzungsoption zu einem späteren Zeitpunkt: Bieten Sie Investoren Flexibilität, indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, den Prozess zu unterbrechen und nach Belieben fortzusetzen. Mithilfe der Automatisierung wird der Austausch von Nachrichten minimiert, was einen reibungslosen und effizienten Ablauf gewährleistet.
• Einführung von elektronischen Signaturen: Beschleunigen Sie die Unterzeichnung von Dokumenten durch elektronische Signaturen, um Verzögerungen und die logistischen Herausforderungen von Papierdokumenten zu reduzieren.

Onboarding von Investoren mit der KYC- und Onboarding-Lösung von Fenergo

Die Lifecycle-Management-Lösung von Fenergo enthält einen innovativen, ganzheitlichen Ansatz, um das Onboarding von Investoren zu optimieren und gleichzeitig die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten. Mit modernen Automatisierungstools, einschließlich KYC-Prüfungen, AML-Screening und reibungsloser Dokumentenauthentifizierung, ermöglicht Fenergo Investmentunternehmen ein schnelles und sicheres Onboarding von Investoren.

Durch die Einführung eines digitalen Ansatzes können manuelle Prozesse abgeschafft, Compliance-Risiken minimiert und das reibungslose Erlebnis geboten werden, das Investoren von heute erwarten.

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Der herkömmliche Onboarding-Prozess von Investoren

Zum Onboarding von Investoren gehört die Überprüfung der Legitimität neuer Investoren durch KYC- Prüfungen, um sicherzustellen, dass ihre Investitionen aus rechtmäßigen Quellen stammen. Dieser Prozess konnte bislang mehrere Monate dauern und erforderte eine manuelle Identitätsprüfung, die Überwachung von AML-Transaktionen und die Überprüfung der Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden.

Manuelles Onboarding war oft mit Papierkram, mehreren Excel-Tabellen und einem ständigen Hin und Her verbunden, was zu Verzögerungen, Fehlern und einem erhöhten Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften führte. Durch die Automatisierung können die Unternehmen nun jedoch die Angaben der Investoren in Sekundenschnelle überprüfen, wodurch der Prozess optimiert und menschliche Fehler minimiert werden. Mit der Automatisierung von KYC- und AML-Schritten können Investmentunternehmen das Onboarding erheblich beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit und Compliance verbessern.