Wie prüft man, ob Sie mit einem Unternehmen eine Geschäftsbeziehung eingehen möchten? KYB erklärt

Die Identifizierung der Rechtmäßigkeit von Unternehmen und Händlern ist nicht nur ein Routineverfahren - sie ist eine wesentliche Schutzmaßnahme für Banken und Finanzinstitute. Die Sicherstellung der Integrität der Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, ist entscheidend für die Verhinderung von Geldwäsche, Betrug und Finanzkriminalität.  

Diese Notwendigkeit hat zu einer rigorosen Praxis geführt, die als Know Your Business (KYB) bekannt ist. 

Der Kern von KYB: Überprüfung von Unternehmen führt zu Compliance 

KYB ist ein mehrstufiger Prozess, der die Identität von Unternehmen verifiziert, bevor sie eine Geschäftsbeziehung eingehen. Im Gegensatz zum bekannten KYC (Know Your Customer), das sich in erster Linie auf Einzelpersonen konzentriert, taucht KYB tiefer ein, indem es sowohl die Unternehmen als auch alle Ultimate Beneficial Owners (UBOs) überprüft.  

KYB-Prüfung: Arten von zu sammelnden Informationen 

In der heutigen Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung zu wissen, mit wem man es zu tun hat. Die Berücksichtigung der Know Your Business (KYB)-Grundsätze gewährleistet daher die Einhaltung der Vorschriften und schafft eine Vertrauensbasis. Die Informationen, die gesammelt werden müssen, um ein Unternehmen zu verifizieren, sind Dokumente und Details, die von: 

• Grundlegende Informationen zur Unternehmensidentifikation 
• Informationen zur Einhaltung von Vorschriften und zur Lizenzierung 
• Details zu den Ultimate Beneficial Owners (UBOs) 
• Einblicke in die Beziehungen und den Kontext des Unternehmens 
• Bewertungen von Sanktionen und schwarzen Listen 

KYB Anforderungen: Schritte zur Verifizierung eines Unternehmens 

Die folgenden sieben Schritte bilden einen soliden Weg, um sicherzustellen, dass Unternehmen innerhalb der Grenzen des Gesetzes operieren. Dieser sorgfältige Ansatz erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern baut auch eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens auf, die in der heutigen Geschäftswelt unerlässlich ist.   

Schritt 1: Verstehen der KYB Compliance Anforderungen 

Beginnen Sie damit, die lokalen Gesetze und Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und KYC vollständig zu verstehen. Vertrautheit mit Gesetzen wie z.B. dem Geldwäschegesetz (GWG) und den Customer Due Diligence (CDD)-Regeln ist von größter Bedeutung. Es ist von entscheidend, die spezifischen KYB-Prüfungen zu umreißen, die in Ihrer Gerichtsbarkeit erforderlich sind, um die vollständige Einhaltung zu gewährleisten. 

Schritt 2: Verifizierung der Geschäftseinheit 

Die Überprüfung der Geschäftseinheit erfordert einen dreistufigen Ansatz. Beginnen Sie mit der Beschaffung eines gültigen Firmennamens und einer Adresse. Anschließend fordern Sie einen greifbaren Nachweis über die Gründung oder Eintragung des Unternehmens an, sei es in Form einer Bescheinigung oder anderer offizieller Dokumente. Schließlich sollten Sie sich mit den Einzelheiten der Eigentümerstruktur befassen, um ein umfassendes Verständnis der Zusammensetzung des Unternehmens zu erlangen. 

Schritt 3: Prüfen Sie das Unternehmen anhand relevanter Informationsquellen 

Dieser Schritt beinhaltet einen sorgfältigen Abgleich der Unternehmensnamen mit Anti-Geldwäsche-Listen. Die Überprüfung dieser Listen hilft bei der Suche nach potenziellen Risiken und Alarmsignalen und ist somit ein wesentliches Element im KYB Prozess. 

Schritt 4: Identifizierung und Verifizierung der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) 

Die Identifizierung derjenigen, die das Unternehmen kontrollieren oder einen Anteil von 25 % oder mehr besitzen, ist von entscheidender Bedeutung. Die KYC-Compliance-Prüfungen dieser Ultimate Beneficial Owners sind zwingend erforderlich und müssen eine Bestätigung der Identität jedes UBOs beinhalten. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass diese Personen nicht auf Beobachtungslisten stehen oder in betrügerische Aktivitäten verwickelt sind. 

Schritt 5: Analysieren der Eigentümerstruktur 

Eine detaillierte Aufschlüsselung der Eigentumsinformationen ist notwendig, um die Struktur des wirtschaftlichen Eigentums vollständig zu verstehen. Diese Analyse bringt Licht ins Dunkel des komplexen Zusammenspiels von Eigentümern und Interessenvertretern innerhalb des Unternehmens und zeigt mögliche Problembereiche auf. 

Schritt 6: Verwendung automatisierter Tools für eine erweiterte Überprüfung (optional) 

Für eine detailliertere und effizientere Analyse kann der Einsatz von Technologie eine entscheidende Rolle spielen. Automatisierte Tools können Identitätsüberprüfungen und Watchlist-Screenings in einem schnelleren Tempo durchführen. Durch die Nutzung zusätzlicher Informationen kann eine gründliche, mehrdimensionale Analyse des Unternehmens durchgeführt werden. 

Schritt 7: Überwachen und halten Sie die Informationen auf dem neuesten Stand 

Der KYB Prozess endet nicht nach der ersten Überprüfung. Eine kontinuierliche Überwachung ist unerlässlich, um das Risikoniveau durch eine ständige Überprüfung der Kunden und Transaktionen im Auge zu behalten. Durch die regelmäßige Aktualisierung der Kundeninformationen wird sichergestellt, dass die Risikobewertungen genau und zeitnah bleiben und den aktuellen Stand des Unternehmens widerspiegeln. 

Risiken der Nichtüberprüfung von Unternehmen und Händlern 

Das Ignorieren von KYB Vorgaben ist keine Option mehr, besonders in einer Zeit, in der Betrug und Täuschung weit verbreitet sind. Hier sind die 3 häufigsten Risiken, wenn Unternehmen nicht verifiziert werden:  

• Unterstützung von Betrug 
• Rechtliche Konsequenzen (Strafzahlungen, Einschränkungen der Geschäftstätigkeit bis hin zum Entzug der Lizenz) 
• Reputationsschäden 

Erreichen der KYB Verifizierung mit Fenergo 

Fenergo bietet einen maßgeschneiderten Ansatz zur Einhaltung der KYB-Richtlinien, der über den traditionellen Rahmen hinausgeht. Die KYB-Lösung geht mit einem zukunftsorientierten, risikobasierten Ansatz über die Einhaltung der Vorschriften hinaus. Durch die kontinuierliche Überwachung kann sie sich auf Kunden mit höherem Risiko konzentrieren und unterscheidet sich damit von traditionellen Methoden. 

Durch Automatisierung und durchgängige Verarbeitung werden manuelle Aufgaben und menschliche Fehler auf ein Minimum reduziert. Dies führt zu erhöhter Automatisierung und einem neuen Standard für operative Effizienz. Der SaaS-Charakter des Fenergo-Angebots vereinfacht die Verwaltung der technologischen Infrastruktur und reduziert die Gesamtbetriebskosten auf ein Minimum.