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Guía completa sobre el monitoreo de transacciones
¿Quieres ampliar tus conocimientos sobre la normativa necesaria? Consulta nuestra guía con todo lo que necesitas saber para comenzar.
Puede resultar difícil saber por dónde empezar a la hora de monitorear las transacciones. Ya sea que estés comenzando desde cero o que desees comprender mejor los sistemas que ya tienes implementados, esta guía te proporcionará todo el conocimiento sobre el monitoreo de transacciones a la hora de prevenir el blanqueo de capitales (PBC).
Descarga el folleto sobre monitoreo de transacciones.
Introducción
Los nuevos vectores de ataque, las metodologías delictivas y los requisitos regulatorios están cambiando las reglas del juego de manera constante y redefiniendo la forma en que las empresas han de cumplir con sus obligaciones.
Para detectar y prevenir delitos financieros como el blanqueo de capitales y el financiamiento del terrorismo, es necesario que las empresas comprendan las actividades financieras de sus clientes. Para ello, han de monitorear las transacciones, un componente que resulta clave para la prevención del blanqueo de capitales (PBC) y la lucha contra el financiamiento del terrorismo (LFT).
¿Qué es el monitoreo de transacciones?
El monitoreo de transacciones relacionado con la PBC es un proceso que ayuda a las instituciones financieras a detectar y prevenir el blanqueo de capitales y otros tipos de delitos financieros. La información recopilada durante este proceso se utiliza principalmente para cumplir con las obligaciones establecidas en las leyes en materia de PBC y LFT, para presentar informes de actividades sospechosas y para respaldar la toma de ciertas decisiones.
El monitoreo de transacciones es importante ya que el cumplimiento de la normativa financiera no es negociable. Las empresas pueden ser sancionadas con multas significativas si no detectan y notifican aquellas transacciones relacionadas con actividades ilegales.
El monitoreo de transacciones es cada vez más común y visible para los usuarios finales. Por ejemplo, compras inusuales o cuyo valor es alto pueden requerir una aprobación a través de la banca móvil o solicitar un código de un solo uso enviado al teléfono o correo electrónico del cliente.
Aunque los métodos empleados para monitorear las transacciones varían según las empresas y la herramientas disponibles, todos tienen el mismo objetivo: identificar actividades sospechosas, evaluar los niveles de riesgo y predecir situaciones futuras.
¿Quién necesita el monitoreo de transacciones?
Cualquier empresa que opere en el sector financiero debería incorporarlo en sus operaciones cotidianas, en particular:
- Bancos digitales y neobancos
- Empresas dedicadas a la transferencia de dinero
- Plataformas de criptomonedas
- Estudios contables, jurídicos e inmobiliarias
- Compañías de seguros
Las empresas reguladas y el monitoreo de transacciones
Aunque las empresas reguladas tienen la obligación de llevar a cabo el monitoreo de transacciones, por lo general, son libres de decidir sobre cómo llevarlo a cabo y gestionarlo. Existe poca orientación clara por parte de los entes reguladores y los requisitos definidos son poco comunes.
Por lo general, suelen realizarlo al combinar procesos manuales y automáticos, utilizando diversas herramientas y soluciones tecnológicas para asegurar los mejores resultados posibles.
A continuación, encontrarás breves instrucciones paso a paso sobre cómo lograr un monitoreo integral de transacciones:
- Asignar un valor de riesgo. Los diferentes clientes presentarán distintos niveles de riesgo relativos a la PBC según los factores actuales e históricos, como la actividad comercial a la que se dedican y la ubicación. Los clientes de mayor riesgo necesitarán una debida diligencia reforzada.
- Crear reglas basadas en el riesgo. Basado en el valor de riesgo, las instituciones financieras deben asignar reglas específicas para cada categoría. Estas reglas deben ser dinámicas y personalizables.
- Establecer alertas. Cuando se infringen las reglas en materia de PBC, se debe emitir una alerta. Esto no significa que haya ocurrido una actividad ilegal, sino que es necesario realizar una revisión. Puedes obtener más información sobre estas alertas en nuestra sección de soluciones.
- Asignar un equipo de control. Una vez que se haya activado una alerta, la transacción puede quedar en suspenso, pendiente de una investigación más profunda por parte del personal de control o de riesgos.
- Crear un informe de actividad sospechosa. Si se detectan pruebas de un delito financiero, se debe crear un informe de actividad sospechosa. La transacción en cuestión también debe notificarse a la Unidad de Investigación Financiera (UIF) correspondiente.
El enfoque basado en el riesgo
Aunque las empresas reguladas son libres de crear sus propios procesos de monitoreo de transacciones, el Grupo de Acción Financiera (GAFI) recomienda que adopten un enfoque basado en el riesgo.
En la práctica, esto requiere que las empresas realicen evaluaciones sobre clientes individuales y luego respondan de manera proporcional al riesgo que estos presentan. Las transacciones que involucren a clientes de mayor riesgo pueden estar sujetas a un monitoreo más estricto, mientras que los clientes de menor riesgo serán observados con menos escrutinio.
Además de los pasos indicados anteriormente, un enfoque basado en el riesgo también podría estar respaldado por medidas y controles adicionales, tales como:
- Diligencia debida del cliente. Las empresas deben verificar la identidad de sus clientes por medio de una diligencia debida, lo que incluye recopilar nombres, direcciones, fechas de nacimiento, entre otros.
- Monitoreo de eventos adversos. El nivel de riesgo puede estar influenciado por factores externos, como la participación de un cliente en eventos adversos en medios de comunicación tanto en fuentes impresas como en línea.
- Control de sanciones. Las empresas reguladas deben analizar a sus clientes en función de las sanciones y las listas de vigilancia para evitar trabajar con entidades sancionadas.
Monitoreo de transacciones automatizado en oposición al manual
El monitoreo de transacciones para la PBC generalmente se automatiza mediante el uso de herramientas de software o plataformas de la nube. Cada vez es menos frecuente que las instituciones financieras dependan únicamente de sus propios equipos internos para llevar a cabo el monitoreo de transacciones.
Esto se debe a que el monitoreo automatizado de transacciones es superior a los procesos manuales de monitoreo, que son laboriosos y requieren mucho tiempo. Intentar realizar un monitoreo manual de transacciones es inevitablemente un error costoso, especialmente porque los seres humanos tienen una capacidad mucho mayor para cometer errores en comparación con el software diseñado específicamente para ello. Y dado el enfoque de los organismos reguladores sobre las obligaciones de las empresas para cumplir con la normativa y su baja tolerancia hacia las infracciones, las instituciones financieras deben hacer todo lo posible para reducir el potencial de cometer errores.
Dicho esto, aún existen algunos elementos manuales en el monitoreo automatizado de transacciones que juegan un papel importante en el proceso general. Por ejemplo, una herramienta automatizada de monitoreo de transacciones puede marcar una transacción como sospechosa para que un empleado humano la revise y determine si requiere una investigación adicional o si es necesario crear un informe de actividad sospechosa. Después de todo, se necesitan personas reales para garantizar que las herramientas automatizadas funcionen como se espera.
¿Qué son los informes de actividades sospechosas?
Los informes de actividades sospechosas son una parte importante del proceso de monitoreo de transacciones.
Cuando se detecta una transacción sospechosa, la empresa regulada tiene la obligación de notificarla a las autoridades competentes. En la mayoría de los países, esto se gestiona mediante la presentación de un informe de actividad sospechosa, que son formularios que se envían a las autoridades cada vez que aparece una nueva transacción sospechosa. Son muy importantes y los empleados relevantes deben saber cuándo y cómo completarlos, y cómo presentarlos siguiendo los requisitos reglamentarios.
Las reglas exactas dependen de cada jurisdicción, pero, generalmente, las empresas tienen 30 días para realizar su propio trabajo inicial y presentar un informe una vez que se haya detectado la actividad sospechosa.
Las situaciones que pueden dar lugar a la presentación de estos informes incluyen transacciones inusuales, transacciones por un valor determinado y grandes depósitos en efectivo. También pueden presentarse si los empleados han mostrado comportamientos sospechosos; no son solo para clientes.
Desafíos del monitoreo de transacciones
El monitoreo de transacciones no está exento de desafíos. He aquí algunos de los más comunes a los que se enfrentan las empresas reguladas e instituciones financieras al implementar procesos de monitoreo de transacciones.
- Falsos positivos
Estos son, sin lugar a duda, uno de los principales desafíos que enfrentan las empresas reguladas cuando utilizan herramientas internas de monitoreo de transacciones. Los falsos positivos ocurren cuando una regla está definida de tal manera que las transacciones legítimas se marcan como sospechosas, lo que puede llevar a un aumento en los gastos laborales y distraer a los analistas de centrarse en las transacciones realmente sospechosas que requieren su atención. - Velocidad y anonimato
Las transacciones en línea brindan a los delincuentes un grado de anonimato que no tendrían si las transacciones se realizaran en persona. Esto puede permitir que los clientes de alto riesgo oculten sus identidades al realizar transacciones y subviertan los esfuerzos de monitoreo de transacciones. Los delincuentes también pueden aprovechar la velocidad de los servicios bancarios en línea para mover rápidamente dinero entre cuentas y a través de diferentes jurisdicciones, eludiendo los controles de PBC/LFT. - Detectar todas las eventualidades
Existe una tentación real de tratar de utilizar el software de monitoreo de transacciones para detectar cada transacción sospechosa posible, y las empresas suelen intentarlo al crear una lista enorme de reglas y supuestos. Sin embargo, esto puede tener un impacto negativo, ya que demasiadas reglas y supuestos no ayuda a mantener un contexto relativamente lógico, lo que puede dar lugar a un número aún mayor de falsos positivos.