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Dominar el proceso de verificación de documentos KYC

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En el complejo panorama normativo actual, el proceso de verificación de documentos «Conozca a su cliente» («KYC», por sus siglas en inglés) es un componente fundamental en el onboarding de clientes para las instituciones financieras. Este proceso les permite autenticar la identidad de los clientes, prevenir delitos financieros y mantener la confianza en sus operaciones.

¿Qué son los documentos KYC?

Los documentos KYC son registros esenciales que ayudan a la verificación de identidad digital y la legitimidad. Para clientes corporativos, estos documentos pueden incluir:

  • Certificado de constitución: confirma la constitución legal de la empresa.
  • Página de cotización en bolsa: para las empresas que cotizan en bolsa, una página fechada del sitio web de la bolsa de valores correspondiente.
  • Estados financieros auditados: registros financieros recientes que brindan información sobre la salud financiera de la empresa.
  • Inscripción en organismos profesionales: detalles registrados por las organizaciones profesionales correspondientes.
  • Documentación de fideicomiso: para fideicomisos, una lista completa de los fideicomisarios y los documentos rectores.

Estos documentos son fundamentales para el cumplimiento de las normativas contra el blanqueo de capitales («AML») y la financiación del terrorismo («CTF»), garantizando que las instituciones financieras puedan evaluar y gestionar el riesgo de manera efectiva.

¿Qué tipos de documentos se necesitan para la verificación «Conozca su Empresa» (KYB)?

El tipo de documentación KYB requerida para empresas y otras entidades legales varía según su estructura legal específica. Factores como si la empresa está cotizada en un mercado regulado, el número de socios involucrados o si opera como un fideicomiso, influyen en la documentación necesaria. Junto con la identificación individual, algunos ejemplos de documentos corporativos KYB pueden incluir:

  • Una copia del certificado de constitución
  • Una página fechada del sitio web de la bolsa de valores correspondiente
  • Estados financieros auditados recientes
  • Detalles registrados con un organismo profesional pertinente
  • Una lista de fideicomisarios (para fideicomisos)
  • Documentos que establecen, gestionan o rigen la estructura de la entidad legal
  • Estos documentos aseguran que la identidad y legitimidad de la entidad sean verificadas de manera exhaustiva, de acuerdo con los estándares de cumplimiento.

Además, los procesos de KYB a menudo requieren la identificación de los beneficiarios efectivos y los beneficiarios finales de la entidad («UBO», por sus siglas en inglés). Se trata de personas que poseen o controlan una parte significativa de la entidad o se benefician de sus operaciones. La documentación requerida puede incluir datos de identificación y titularidad

Mediante estos documentos se garantiza que la identidad, la estructura y las personas que controlan la entidad se verifiquen exhaustivamente de acuerdo con las normas de cumplimiento.

Requisitos de documentos KYC para clientes de alto riesgo

Los clientes de alto riesgo, incluidas las personas políticamente expuestas («PPE») o las entidades que operan en sectores de alto riesgo, exigen un mayor nivel de escrutinio para garantizar el cumplimiento y mitigar los riesgos potenciales. Los requisitos de documentación para estos clientes son más amplios y se adaptan a sus perfiles de riesgo específicos:

  • Para personas físicas: Las comprobaciones de diligencia debida reforzada, como los controles exhaustivos de antecedentes y los informes detallados de diligencia debida, son obligatorias para identificar posibles señales de alarma.
  • Para empresas: La documentación debe incluir la verificación de las estructuras de propiedad, los certificados de registro de empresas y los estados financieros detallados para garantizar la legitimidad y la transparencia.
  • Para clientes de alto riesgo: La verificación adicional de la identidad, la documentación exhaustiva de la procedencia de los fondos y la supervisión continua son fundamentales para mantener el cumplimiento y gestionar el riesgo de forma eficaz.

Por ejemplo, es posible que se exija a una PPE que aporte pruebas claras del origen de su patrimonio para disipar dudas relacionadas con la corrupción o el soborno. Al aplicar medidas estrictas de KYC, las instituciones pueden protegerse a sí mismas al tiempo que fomentan la confianza y la responsabilidad.

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