5 sencillos pasos para el proceso de corrección de datos KYC

Este año va a ser otro año muy ajetreado en el frente normativo, en el que se espera que se produzcan grandes avances en todas las grandes cabeceras normativas. En particular, los datos reglamentarios ocuparán un lugar central este año, ya que las instituciones financieras se esfuerzan por aplicar bases de datos sólidas sobre las que construir iniciativas de cumplimiento rigurosas.

Sin embargo, el bombo publicitario que rodea a los datos amenaza con convertirlo en un proceso mucho más complicado y pesado de lo necesario. Nos bombardean todo el tiempo con frases hechas sobre datos: big data, análisis de datos, visualización de datos, integridad de datos... ¡datos, datos, datos! Hay tantos puntos de vista confusos y contradictorios sobre la buena gestión de datos que es difícil descifrar un enfoque de mejores prácticas.

Como le gusta decir a Richard Branson, "cualquier tonto puede hacer algo complicado". En mi opinión, el principio general de una buena gestión de datos debería ser, sencillamente, la sencillez.

Datos reglamentarios: revisión y corrección

Con vistas a la avalancha reguladora, las instituciones financieras están (o deberían estar) ocupadas revisando todos los datos y documentación que poseen sobre los clientes y contrapartes existentes para garantizar el cumplimiento de la nueva normativa, identificar los atributos que faltan, recopilar información adicional y, en general, rellenar los espacios en blanco que puedan existir.

Aunque los bancos no tienen más remedio que emprender esta revisión de los datos reglamentarios, la ventaja es que un buen porcentaje de este esfuerzo, probablemente el 60-70%, es común a todas las obligaciones reglamentarias. Mientras los datos estén estructurados y almacenados en un repositorio central (ya sea un repositorio central físico o lógico), las instituciones financieras pueden reutilizar estos datos en una amplia gama de obligaciones reglamentarias, gestionando el delta restante del 30-40% normativa por normativa.

El inconveniente, sin embargo, es que para las instituciones financieras que operan predominantemente con procesos manuales basados en papel, la revisión de clientes y contrapartes puede suponer un esfuerzo considerablemente mayor. Sin embargo, esto ofrece una excelente oportunidad para transformar los datos basados en papel en un formato digitalmente accesible, fácilmente extraíble y estructurado. 

Es entonces cuando los datos se convierten realmente en un activo, saliendo del ámbito de la gestión del rencor para entrar en el de la información valiosa y procesable. Las instituciones financieras pueden gestionar este esfuerzo de manera mucho más eficiente y eficaz con un poco de ayuda automatizada de un conjunto de herramientas específicas (que debe incluir flujo de trabajo, motor de reglas, corrección y gestión de casos).

Tras haber llevado a cabo una serie de iniciativas de este tipo para nuestros propios clientes, he recopilado un proceso de cinco pasos para emprender este proceso de "Conozca a su cliente" (KYC) y de corrección de datos de clientes.

Paso 1: Comprender, importar y consolidar

El primer paso fundamental para llevar a cabo la corrección de datos data KYC es comprender el conjunto mínimo viable de datos que es necesario gestionar. El objetivo es reducir el conjunto de datos que hay que gestionar, no aumentarlo. A menudo se arrastran grandes conjuntos de datos por toda la institución debido a silos interdepartamentales y a que no se comparten los datos. Si se conoce el conjunto mínimo de datos necesario para facilitar la clasificación, se reducirá el esfuerzo que supone la gestión y el mantenimiento de estos datos. Una vez que se han identificado y cotejado todos los datos y documentación pertinentes del cliente/cuenta procedentes de los repositorios clave de la entidad financiera en un lugar físico o lógico, puede crearse un perfil consolidado del cliente/contraparte y puede comenzar el proceso de corrección KYC.

Paso 2: Corrección de los datos del cliente y motor de reglas

El segundo paso consiste en limpiar y corregir los datos, incluidos todos los datos contradictorios, para crear un registro de datos fuente de información. Este perfil actualizado puede utilizarse para identificar si faltan datos o documentación, o si están incompletos, en relación con las normativas vigentes, como las normativas KYC y AML y las inminentes, como FATCA, Dodd-Frank, EMIR y MiFID II.  Si se utiliza un motor de cumplimiento basado en reglas, la entidad financiera debería poder crear una lista de comprobación de los datos y la documentación necesarios para cumplir plenamente cada obligación reglamentaria. Cada normativa tendrá sus propios requisitos específicos en términos de:

• los datos y la documentación que es necesario recopilar
• las preguntas KYC que hay que responder
• toda la normativa que es necesario respaldar
• la evaluación de riesgos que es necesario llevar a cabo
• las clasificaciones que deben completarse.

A continuación, el sistema automatizado debe comparar esta lista con los atributos de datos que figuran en el perfil del cliente/contraparte para determinar lo que existe, si está actualizado y lo que falta.

Paso 3: Identificar y recopilar los datos y la documentación que falten o estén incompletos para cumplir la normativa

Si al perfil del cliente o de la contraparte le faltan datos esenciales o documentación de apoyo, se considera que no cumple la normativa. Por lo tanto, deben realizarse esfuerzos para identificar y recopilar estos atributos de datos clave que faltan. Las entidades financieras deben utilizar flujos de trabajo específicos para automatizar la recopilación de datos y documentación de los clientes y facilitar dicha recopilación a través de portales de autoservicio fáciles de usar. Esto no sólo permite a la institución financiera gestionar mejor la comunicación con el cliente, sino que también permite a los clientes presentar información y documentación nuevas o actualizadas de forma segura y cómoda. 

Esto también puede mejorar la recopilación de información completa y precisa a través de un mecanismo de validación en tiempo real. A medida que se recopila y procesa cada uno de estos atributos de datos, deben registrarse en la lista de comprobación de documentos, garantizando que se dispone de todos los documentos justificativos necesarios.

Paso 4: Realizar clasificaciones de clientes / contrapartes / cuentas

Una vez que se dispone de todos los datos y la documentación, la entidad financiera está en condiciones de clasificar al cliente/contraparte/cuenta de acuerdo con cada normativa, lo que permite al banco demostrar a los auditores y reguladores que se ha completado la selección con documentación probatoria. Una vez más, un motor de cumplimiento basado en reglas se encargará de todo esto, dejando que el equipo de cumplimiento gestione las excepciones.

Paso 5: Difundir los datos del cliente fuente de información por toda la institución

Con un perfil de cliente/contraparte actualizado, esta es una gran oportunidad para propagar estos verdaderos datos de la fuente de información por toda la institución actualizando cada sistema bancario clave identificado en el primer paso utilizando las mismas herramientas de integración ascendente y descendente.

Aunque se percibe como un proceso arduo, las revisiones de los datos y la documentación del cliente/contraparte pueden resultar realmente beneficiosas, no sólo desde el punto de vista normativo, sino también desde la perspectiva de disponer de una fuente de datos de información que contribuya a un perfil más completo y preciso del cliente/contraparte, lo que puede conducir a la identificación de oportunidades rentables de venta cruzada y de incremento de las ventas.

Para obtener más información sobre el cumplimiento de las normas KYC, consulte nuestros blogs,  o solicite una prueba para empezar hoy mismo.